1. Procedure di incasso e pagamento e documentazione necessaria
2. Metodi di rilevazione e criteri di redazione del bilancio
3. Utilizzo del patrimonio
4. Attività negoziale
5. Norme finali e transitorie

L'attività degli uffici amministrativi della CRUI (d'ora in poi denominati come "uffici") è retta da principi di economicità, efficienza ed efficacia, di imparzialità e di pubblicità, nei limiti della forma giuridica adottata, al fine del miglior svolgimento dei suoi fini istituzionali.

E' istituita la figura del Direttore Operativo della CRUI, che ha il compito di dirigerne gli uffici amministrativi secondo le direttive determinate dal Segretario Generale.

Il Direttore Operativo è nominato dal Presidente all'interno del personale degli uffici della CRUI.

L'incasso delle entrate della CRUI avviene tramite conto corrente bancario. Le eventuali somme pervenute direttamente agli uffici vengono annotate sulla Prima nota cassa e versate, a cura del Direttore Operativo, sul conto corrente bancario entro 7 giorni.

Non si possono effettuare pagamenti con le somme pervenute direttamente e non versate.

I mandati di spesa dovranno recare la firma del Segretario Generale. Tale compito può essere formalmente e continuativamente delegato al Direttore Operativo per importi inferiori ai 10 milioni di lire o per specifiche tipologie di spese da indicare esplicitamente nell'atto di delega. Per i mandati collettivi questo limite è da intendersi applicato ai singoli beneficiari.

I pagamenti vengono effettuati a mezzo bonifico di conto corrente bancario. Per importi inferiori a lire 10.000.000 è possibile utilizzare la forma dell'assegno circolare.

Le spese devono essere debitamente documentate. Lo scontrino fiscale è ritenuto documento idoneo per le spese di importo inferiore a 500.000 lire.

CAPO II - METODI DI RILEVAZIONE E CRITERI DI REDAZIONE DEL BILANCIO

Le rilevazioni contabili della CRUI si articolano in relazione al tempo di effettuazione rispetto agli atti e ai fatti amministrativi cui si riferiscono, nel modo seguente:
- rilevazioni antecedenti;
- rilevazioni concomitanti;
- rilevazioni susseguenti.

Le rilevazioni antecedenti si sostanziano in un sistema di budget, che assume solo valore previsionale-programmatico. Il sistema di budget si articola nel modo seguente:
- budget economico;
- budget finanziario di cassa.

Il budget economico espone la programmazione delle spese e delle rendite che la CRUI prevede di sostenere o di realizzare nell'esercizio di riferimento.

Il budget finanziario di cassa espone la previsione delle entrate e delle uscite nelle rispettive fasi di incasso e pagamento per contanti o tramite conto corrente bancario.

Il budget economico è redatto con criteri omologhi rispetto a quelli utilizzati per il rendiconto economico; il budget finanziario di cassa è redatto con criteri omologhi rispetto a quelli utilizzati per il rendiconto finanziario di cassa.

Entro il 30 Novembre dell'anno precedente a quello di riferimento, il Segretario Generale presenta i budget all'Assemblea per l'approvazione. I budget non sono amministrativamente vincolanti, nel senso che non autorizzano le entrate o le uscite, ma si limitano esclusivamente a prevederle.

Le rilevazioni concomitanti sono costituite da:
- Libro giornale;
- Libro mastro;
- Libro inventario dei cespiti ammortizzabili;
- Prima nota cassa.

Il Libro giornale è redatto secondo i principi del metodo della partita doppia applicata al sistema del reddito.

Ogni registrazione contabile deve essere accompagnata da uno specifico documento giustificativo che riporti la stessa numerazione. Qualora a fronte della registrazione non sia richiesto dall'operazione uno specifico documento esterno (fattura, ricevuta, ecc.) si deve ugualmente redigere un documento interno esplicativo. Ogni registrazione contabile in partita doppia deve, inoltre, essere posta in corrispondenza con le registrazioni sul Libro mastro.

La competenza economica è dettata da criteri di correlazione tra spese e rendite. E' possibile comunque procedere all'imputazione secondo criteri di competenza finanziaria per importi non rilevanti (utenze, materiali di consumo, etc.)

Le registrazioni si effettuano entro 30 giorni dalla data delle operazioni.

Le operazioni in valuta estera sono registrate al cambio del giorno in cui sono effettuate o, in mancanza, a quello antecedente più prossimo.

I contributi provenienti dagli associati devono essere distinti fra contributi in conto esercizio e contributi in conto capitale. I contributi in conto esercizio sono registrati tra le rendite e destinati allo svolgimento di attività correnti. I contributi in conto capitale sono imputati al fondo di dotazione. Il fondo di dotazione iniziale è determinato da un contributo straordinario degli associati.

Qualsiasi contributo non proveniente da associati è considerato rendita nella misura in cui non debba essere rimborsato o trasferito a terzi. In particolare i contributi che la CRUI è tenuta a trasferire in tutto o in parte a terzi sono considerati partite di giro e registrati integralmente come debito in attesa di ripartizione e di erogazione. Per le eventuali spettanze di competenza della CRUI, il debito di transito viene successivamente stornato a rendita.

Si provvede periodicamente, almeno ogni tre mesi, alla riconciliazione dei saldi contabili dei conti correnti bancari con i relativi estratti conto.

Il libro inventario dei cespiti ammortizzabili deve riportare la consistenza, in quantità e valore, e la relativa movimentazione delle immobilizzazioni per le quali si prevede l'applicazione delle procedure di ammortamento.

Le rilevazioni susseguenti sono rappresentate dai seguenti schemi di bilancio:
- Bilancio di esercizio;
- Note integrative;
- Relazione sulla gestione.

Il Bilancio di esercizio si conforma ai principi generali della veridicità, integrità e universalità. Esso si compone di:
- Situazione patrimoniale;
- Rendiconto economico;
- Rendiconto finanziario di cassa.
E' vietata qualsiasi gestione dei fondi al di fuori del bilancio.

La Situazione patrimoniale evidenzia le attività e le passività della CRUI e, per differenza, il netto patrimoniale in cui deve essere necessariamente distinto il fondo di dotazione e il risultato economico dell'ultimo esercizio.

Il Rendiconto economico evidenzia in via analitica l'avanzo o il disavanzo della gestione attraverso la contrapposizione delle rendite e delle spese di esercizio.

Il Rendiconto finanziario di cassa espone le entrate e le uscite nella rispettiva fase di incasso e pagamento per contanti o tramite conto corrente bancario, opportunamente raggruppate in entrate e uscite correnti e in conto capitale. Il Rendiconto finanziario di cassa dimostra la differenza tra la consistenza iniziale di liquidità (cassa e banche) e quella finale.

La Nota integrativa contiene:
- una sintetica illustrazione delle più rilevanti poste di bilancio;
- uno schema contabile delle posizioni finanziarie;
- uno schema contabile degli investimenti finanziari.

La Relazione sulla gestione illustra l'andamento economico e finanziario delle attività facendo esplicito riferimento ad eventuali scostamenti dalle previsioni. In tale relazione è possibile tracciare anche un programma delle possibili linee di sviluppo.

Il Bilancio di esercizio, con le relative Note integrativa e Relazione sulla gestione, deve essere presentato all'Assemblea per l'approvazione entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio a cui si riferisce. Qualora particolari esigenze lo richiedano si può rinviare l'approvazione di ulteriori sei mesi.

Il Direttore Operativo predispone e presenta al Segretario Generale i seguenti due schemi di riconciliazione:
- schema di riconciliazione delle posizioni bancarie con i dati di bilancio;
- schema di riconciliazione del saldo del risultato finanziario di cassa con il risultato economico.

Il patrimonio può essere costituito da beni immobili e mobili, nonché dai crediti e debiti. Le somme disponibili o in attesa di trasferimento possono essere anche temporaneamente investite in titoli fruttiferi a basso rischio.

Tutti i beni per i quali è previsto l'ammortamento sono descritti nel Libro inventario dei cespiti ammortizzabili.

I beni immobili sono utilizzati esclusivamente per attività istituzionali. Qualsiasi decisione riguardante l'acquisto, l'alienazione, la locazione, la ristrutturazione, la manutenzione straordinaria, il cambiamento di destinazione d'uso dei beni immobili della CRUI deve essere preventivamente approvata dall'Assemblea.

Il Direttore Operativo deve curare l'efficienza delle attrezzature e degli impianti della CRUI, provvedendo nei limiti delle sue competenze alla manutenzione ordinaria dei beni immobili e mobili e segnalando tempestivamente qualsiasi esigenza di intervento di manutenzione straordinaria o di ristrutturazione.

I beni mobili iscritti in inventario non più idonei all'uso o non più necessari possono essere ceduti o dismessi, previa autorizzazione del Segretario Generale.

La CRUI ha piena autonomia negoziale e può stipulare contratti e convenzioni nel rispetto dei propri fini istituzionali. Tutti i contratti e le convenzioni sono firmate dal Presidente.

Tutti i contratti non possono avere durata superiore a 9 anni, salvo che eccezionali esigenze lo richiedano. In queste ultime situazioni occorre l'autorizzazione dell'Assemblea.

I contratti si concludono nei modi previsti dal Codice Civile e dagli usi del commercio e devono essere conformi a quanto previsto dal presente regolamento.

Ferma in ogni caso l'utilizzazione prioritaria del personale degli uffici, si possono stipulare contratti d'opera o affidare incarichi professionali per lo svolgimento di attività temporanee e determinate nell'oggetto.

Tutti gli importi indicati nel presente regolamento devono ritenersi al netto delle imposte e potranno essere aggiornati con delibere assembleari.

Il presente regolamento e ogni sua modifica sono approvati dall'Assemblea ed entrano in vigore il primo del mese successivo alla delibera di approvazione, compatibilmente con le necessità della contabilità interna della CRUI.

Oltre a quanto previsto dall'articolo 5 dello Statuto, i documenti sottoposti all'esame dell'Assemblea per l'approvazione, e in particolare i documenti contabili di cui ai precedenti articoli, devono essere resi disponibili ai membri dell'Assemblea almeno una settimana prima della seduta, salvo casi di urgenza.

I verbali delle sedute dell'Assemblea della CRUI sono redatti a cura del Direttore Operativo e sono sottoscritti dal Presidente. Possono essere approvati dall'Assemblea seduta stante o, anche in parte, nella seduta immediatamente successiva. La raccolta ordinata delle copie originali dei verbali dell'Assemblea è numerata progressivamente e deve essere sempre disponibile a richiesta di ogni membro dell'Assemblea, anche fuori dalle sedute. Di ogni verbale viene trasmessa copia fotostatica ai membri della CRUI.

Di ogni seduta del Comitato di Presidenza è tenuta una nota semplificata di verbalizzazione, contenente le principali questioni dibattute e le deliberazioni adottate. La nota semplificata di verbalizzazione non necessita di sottoscrizione né di approvazione. La raccolta ordinata di tali note è numerata progressivamente e deve essere sempre disponibile a richiesta di ogni membro dell'Assemblea.