I documenti preparati dalla Conferenza dei Rettori sono il frutto delle attività di studio e ricerca condotte al suo interno e si presentano estremamente diversificati in relazione alla tematica affrontata, allo scopo per il quale vengono predisposti e al soggetto al quale vengono rivolti: in relazione a questi elementi, inoltre, essi vengono predisposti nelle forme ritenute più opportune, quali rapporti, opuscoli, pubblicazioni, ecc.

I documenti della CRUI possono essere predisposti dagli organi statutari, dalle Commissioni di lavoro, o dal Segretariato .

La documentazione preparata riguarda principalmente:

• documenti di riflessione generale sulla situazione e sullo sviluppo del sistema universitario;
• relazioni e statistiche sull'evoluzione del sistema universitario;
• studi e pareri su aspetti specifici;
• note sui problemi di maggiore attualità;
• accordi bilaterali con organizzazioni e enti di vario tipo;
• relazioni su attività svolte tramite le Commissioni di lavoro o in ambito internazionale;
• atti di convegni e seminari;

ma molti altri possono essere gli argomenti trattati nei documenti prodotti dalla CRUI.

I destinatari possono essere di volta in volta:

• i rettori delle università italiane;
• i docenti universitari;
• gli esponenti istituzionali responsabili della gestione del sistema universitario;
• il mondo politico, scientifico, culturale italiano;
• il sistema universitario nel suo complesso;
• l'opinione pubblica;
• le istituzioni internazionali (Unione Europea, organismi di collegamento universitario, ecc.).