Osservazioni del Prof. S. Motta – Università di Catania 
a seguito della riunione della commissione dei delegati rettorali per le biblioteche di ateneo 
(Roma, 1 dicembre 1999)

Gruppo di lavoro  1. Modelli organizzativi e risorse umane

In questo gruppo di lavoro sarebbe opportuno approfondire, tra l’altro, i seguenti argomenti:

1.	Un modello di rilevamento dati da potersi utilizzare sia per l’analisi generale dello stato del sistema bibliotecario universitario nazionale sia per l’analisi specifica del sistema bibliotecario di ogni ateneo.
Il modello dovrebbe predisporre un questionario di rilevamento adattabile, in alcune parti, alle singole realtà, gli indicatori di performance ed il relativo metodo di calcolo. Allo scopo potrebbe essere utile predisporre un software ad hoc da utilizzarsi dai singoli atenei.
Gli indicatori di performance dovrebbero essere  discussi con il nucleo di valutazione del MURST ed utilizzati da tutti i nuclei di valutazione degli Atenei.
Non essendovi una esperienza diffusa sul rilevamento dei dati delle biblioteche il “tuning” del modello potrà avvenire nel corso di qualche anno.
L’esperienza del rilevamento fatta a Catania ci ha mostrato la difficoltà di rilevare i dati di spesa delle biblioteche in quanto questi erano stati inseriti nel bilancio generale dei dipartimenti. E’ stato necessario proporre alla ragioneria una modica dei capitoli di spesa per inserire un capitolo specifico dedicato alle spese per le biblioteche.
Il modello elaborato dovrebbe poi contenere istruzioni e suggerimenti sulla metodologia con la quale effettuare lo stesso. L’esperienza di Catania ha mostrato che, in mancanza di rilevamenti oggettivi, i bibliotecari tendono (in buona o mala fede) a fornire dati “falsati”. 
Una possibilità da analizzare è quella di servirsi di una agenzia esterna per il rilevamento dei dati.	

2. 	
Personale
La qualità del personale è determinante per il funzionamento del sistema bibliotecario. La situazione attuale (almeno a Catania) è abbastanza sconsolante. Il personale “anziano” tende a rifiutare progetti di formazione ed addestramento (in particolare sulle nuove tecnologie) e nel contempo ostacola l’addestramento di quello “giovane” impedendone la crescita professionale.

La tendenza generalizzata (almeno nella mia esperienza) è che i progetti di formazione vengono visti solo in funzione di una progressione di carriera e raramente per una crescita professionale. L’introduzione di esami finali ai corsi è, in generale, poco accettata dal personale ma può essere perseguita dall’amministrazione come strategia politica.
Una possibilità interessante sarebbe quella di poter inviare il personale per periodi di istruzione sul campo presso “istituzioni di eccellenza” (il Rettore Rizzarelli vede bene questa possibilità). Sebbene questa modalità non sia stata sperimentata temo che si dovrà tener conto che la maggior parte del personale delle biblioteche è formato da donne con impegni di famiglia e si incontreranno notevoli resistenze e difficoltà per periodi di addestramento fuori sede di una certa durata (in modo particolare  per il personale giovane, che è quello che interessa particolarmente formare). Il problema potrebbe essere maggiore nel meridione dove il personale l’età di ingresso è più elevata. 
Per sperimentare questa metodologia occorre tuttavia individuare anche i “centri di eccellenza” disponibili ad accettare il personale per il periodo di training. 

Nuovo personale per le biblioteche
Una esperienza interessante (ma non certamente nuova)  è quella di costruire un semplice modello di fuoriuscita del personale bibliotecario, nei vari livelli, in base all’età, al sesso ed agli anni di servizio. In questo modo si dovrebbe, con un margine di errore accettabile, poter pianificare le esigenze di personale (considerato il necessario periodo di training) nei vari livelli. Questo può essere fatto con la collaborazione degli uffici del personale. Per gli Atenei che hanno gli stipendi gestiti dal Cineca la nuova procedura di gestione delle carriere dovrebbe essere in grado di fornire queste previsioni in automatico. 	
Gruppo di lavoro  2. Infrastrutture

Per quanto riguarda il tema di questo gruppo di lavoro mi trovo assolutamente in linea con il commento generale uscito dalla riunione che sollecita un maggior coinvolgimento del personale che dovrà gestire la biblioteca nella fase progettuale. 

Devo tuttavia rilevare che in talune situazioni il personale di biblioteca tende a riproporre lo “status quo” preesistente e non ragiona in termini di ottimizzazione della gestione. 
Pur restando valido il criterio del coinvolgimento del personale bibliotecario sarebbe opportuno che gli Atenei si avvalessero nella fase della progettazione edilizia di consulenti esperti nella organizzazione dei servizi e nell’ottimizzazione delle risorse umane in biblioteca.

Riporto per pro-memoria le osservazioni fatte nel mio intervento:

1.	In alcuni casi la mancanza di coordinamento tra uffici tecnici ed esperti di gestione ha realizzato edifici bellissimi ma che avranno costi di gestione altissimi;
2.	La mancanza di una valutazione dei costi della gestione funzionale della struttura da parte degli ingegneri/architetti porterà al ripetersi degli errori;
3.	Spesso la organizzazione e distribuzione degli spazi della biblioteca è condizionata da una richiesta di comodità dei docenti. Il modello di biblioteca di Istituto che è stato utilizzato sino agli anni ’60 tende ad essere riproposto anche su scala più grande. Anche in questo caso siamo in presenza di una mancanza di valutazione dei costi di esercizio della struttura. 
4.	In merito agli spazi adibiti alle biblioteche rilevo, nella mia esperienza, che nelle strutture universitarie gli spazi adibiti alle biblioteche sono solo spazi residuali rispetto a quelli dedicati agli studi dei docenti ed alle aule didattiche. Un modello più efficiente potrebbe prevedere una o più biblioteche centrali (poli) affiancate da fondi librari specialistici per l’attività di ricerca che tenga tuttavia conto della dislocazione dell’Università nel territorio urbano.
Sarebbe opportuno che qualche unità degli uffici tecnici fosse specializzata in particolare nella progettazione degli spazi adibiti alle biblioteche. Si potrebbero ipotizzare corsi ed incontri specifici per i tecnici da adibire a queste attività.

Gruppo di lavoro  3. Nuove Tecnologie

Per quanto riguarda il tema di questo gruppo di lavoro riporto solo, per pro-memeoria, alcune delle osservazioni fatte.

-	Abbonamenti a riviste elettroniche.  Il problema di una molteplicità di trattative con i fornitori di servizi, come in atto sta accadendo per il servizio Science Direct di Elsevier, mi lascia un po’ perplesso. Capisco, e concordo, che nella fase iniziale in cui si trova il nostro sistema universitario era abbastanza complesso (se non impossibile) effettuare una trattativa unica. La soluzione di due modelli (CASPUR e CILEA) è quindi ragionevole in quanto permette ad ogni ateneo di trovare la soluzione più idonea. Tuttavia questo dovrebbe essere visto, nel limite del possibile, come un “transiente” (anche se temporalmente esteso), e sarebbe forse meglio pianificare un modello con il quale andare ad una trattativa come sistema.  Forse non sarà possibile trovare un modello che possa essere accettato da tutti gli Atenei ma, considerati i vantaggi economici che se ne possono ottenere, probabilmente vale la pena di tentare.
-	Sperimentazioni – Sulle nuove tecnologie sono in corso da parte degli atenei diverse sperimentazioni. Potrebbe essere interessante aprire un sito web sulle esperienze fatte integrato da mail-list e/o gruppo di discussione.

Gruppo di lavoro  4.  Integrazione dei Cataloghi

Per quanto riguarda il tema di questo gruppo di lavoro riporto le osservazioni registrate nei miei appunti..

-	concordo con il prof. Di Cocco che l’esperienza di ACNP va estesa e potenziata. La mia esperienza a Catania vede una certa difficoltà locale a tenere aggiornato il sistema ACNP. Questo è in parte dovuto alla dispersione del nostro sistema bibliotecario (su cui stiamo lavorando). Non ho affrontato ancora il problema del possibile aggiornamento automatico di ACNP direttamente dal sistema di gestione delle biblioteche in quanto prevediamo di cambiare il sistema nei prossimi due anni. Forse è un tema che potrebbe essere approfondito o sul quale il prof. Di Cocco potrebbe darci delucidazioni. 

Catania 18.11.1999