Riorganizzazione delle attività SBN a seguito degli spunti forniti dallo studio di fattibilità

Bozza, per il contenuto del documento del 9 dicembre 1998

1.	Premesse

Il Servizio bibliotecario nazionale (SBN) costituisce, nel sistema scientifico - accademico - culturale italiano, l'unico progetto a valenza generale e di dimensione nazionale fondato sulla cooperazione delle biblioteche di diversa titolarità con lo scopo di mettere a disposizione dell’utenza i patrimoni librari e documentali pubblici mediante un sistema integrato di reperimento delle informazioni bibliografiche e circolazione dei documenti, anche in funzione della cooperazione internazionale.
SBN è, per impianto e struttura, una realizzazione importante e complessa, che va gestita adeguatamente, sia per quanto riguarda l’erogazione dei servizi già esistenti, sia per quanto riguarda lo sviluppo di nuovi progetti. Per far fronte all’incremento delle dimensioni del Servizio occorre un coordinamento efficace e consapevole fra tutti i partecipanti ed una puntuale e tempestiva individuazione dei bisogni degli utenti. 
L'avvento dei servizi in rete, l'evoluzione delle tecnologie informatiche e telematiche ed una più matura presa di coscienza dell'importanza della cooperazione da parte di partecipanti sempre più numerosi rendono possibile la ridefinizione degli obiettivi e delle metodologie di SBN. E’ quindi opportuno adottare nuovi strumenti di gestione, capaci di assicurare la buona conduzione tecnico - organizzativa del servizio e dei progetti, sia per le tecnologie da impiegare che per un nuovo disegno dell’organizzazione funzionale della rete e dei suoi flussi informativi.

2.	Strategia per lo sviluppo e individuazione delle priorità

La possibilità di una distribuzione digitale dell’informazione costituisce una situazione innovativa che richiede la massima coesione delle biblioteche ed una forte progettualità per migliorare e incrementare i servizi. Senza tempestive ed efficaci iniziative i rischi sono molteplici: da una penalizzazione dei servizi informativi all'utenza, alla possibilità di divenire debitori verso altri anche per la conoscenza del nostro patrimonio culturale proprio nel momento in cui la diffusione dei sistemi informativi basati sulla tecnologia informatica assume una connotazione infrastrutturale.
Le linee di sviluppo di SBN devono quindi perseguire i seguenti scopi prioritari:
•	realizzazione di servizi integrati;
•	costituzione di un sistema di riferimento autorevole;
•	apertura ed integrazione funzionale con altre realtà nazionali ed internazionali.

2.1 SBN strumento di sviluppo di servizi bibliotecari distribuiti ed integrati 
Il Servizio Bibliotecario Nazionale ha lo scopo di consentire la conoscenza e l’utilizzo del patrimonio delle biblioteche italiane e dell’industria culturale al fine di promuovere cultura, formazione e attività di ricerca pura, applicata e di sviluppo. A tali fini SBN promuove l’uso degli strumenti offerti dall’automazione e dalla telematica per censire il patrimonio librario nazionale e consentirne la più ampia fruizione.
I servizi che prioritariamente devono essere assicurati sono:
1. un servizio catalografico flessibile che consenta livelli diversi di partecipazione, purché con metodologie e standard comuni e che si avvalga di tutti gli strumenti atti a facilitare le attività di recupero dei cataloghi cartacei, quali 
1.1.	la cattura di record da reti bibliotecarie e agenzie catalografiche; per consentire economie di costi nella retroconversione dei cataloghi 
1.2.	lo scambio diretto di dati con le agenzie e i servizi catalografici 
1.3.	l’adozione di metodologie e procedure di riversamento, deduplicazione ed estrazione fuori linea di dati catalografici;

2.	un servizio di ricerca bibliografica efficiente che:
2.1.	metta a disposizione le risorse bibliografiche disponibili, primarie e secondarie, ivi comprese le banche dati di editori e librai
2.2.	adotti metodologie che consentano la creazione di un metacatalogo nazionale in cui sia possibile fare una ricerca comprensiva del posseduto delle biblioteche italiane 
2.3.	fornisca lo scarico dei dati della rete SBN e la relativa contabilizzazione;

3.	un servizio di richiesta ed accesso alle opere desiderate tramite le funzioni di prestito, incluso il servizio di fornitura di copie dei documenti e il prestito interbibliotecario come servizio esteso anche ai non partner di SBN, con particolare attenzione alla tempestiva adozione di sistemi automatizzati per l’inoltro di testi, anche in formato digitale, per la contabilizzazione e per la gestione dei diritti;

4.	il miglioramento dell’accessibilità al documento tramite il collegamento tra le descrizioni catalografiche, i testi digitalizzati dei documenti e i supporti di opere multimediali, provvedendo anche all’integrazione in SBN degli applicativi per la gestione dei diritti connessi.

Inoltre, al fine di garantire la conservazione, salvaguardia e migliore accessibilità del patrimonio librario antico e moderno, si ritiene opportuno potenziare, fatte salve le competenze istituzionali:
•	il censimento del patrimonio librario antico in sintonia con le iniziative europee, ai fini della migliore conoscenza delle fonti storiche e per la valorizzazione della identità culturale e scientifica italiana,
•	la realizzazione di un programma di digitalizzazione del patrimonio librario
•	l’adozione di norme qualitative e di tecnologie atte a conservare nel tempo il patrimonio librario moderno cartaceo,
•	l’adozione di norme e tecnologie atte a conservare e mantenere utilizzabili nel tempo le opere prodotte direttamente su supporto non cartaceo.

2.2 SBN come sistema di riferimento autorevole
Presupposto fondamentale per la gestione delle biblioteche, in vista della messa a disposizione nella rete del patrimonio librario posseduto dal paese, nonché delle fonti primarie della cultura italiana ed estera, è l'analisi delle forme di rappresentazione, organizzazione e fruibilità del patrimonio nazionale. Anche in vista dell’integrazione europea e della cooperazione internazionale queste attività richiedono l'accettazione di standard comuni, protocolli condivisi, controlli di uniformità e di qualità. 

Il catalogo di SBN, in forza dell'ampiezza, unicità e qualità delle notizie bibliografiche è elemento di riferimento nel contesto nazionale ed internazionale, pertanto compete agli organi di SBN promuovere la razionalizzazione e la copertura nazionale e temporale assicurando la regolarità degli investimenti, a livello nazionale, per il controllo di qualità dei dati, in particolare per l’autorevolezza delle catalogazioni e la rimozione delle duplicazioni, il recupero del patrimonio pregresso e l’estensione a tutto il territorio e a tutte le tipologie di biblioteche, dando i necessari mandati operativi per lo sviluppo ed integrazione dei progetti già avviati in questa direzione. Si ritiene opportuno inoltre che venga promossa una linea unitaria di cooperazione con gli editori al fine di rendere tempestivamente nota, correttamente descritta ed uniformemente identificata la loro produzione.

2.3 Apertura di SBN
L'apertura di SBN è un obiettivo strategico prioritario per garantire la massima diffusione dei servizi bibliotecari e va attuata su più fronti:
•	colloquio con altri pacchetti di gestione bibliotecaria;
•	integrazione con altri cataloghi e repertori nazionali ed internazionali;
•	inter - comunicazione tra applicativi eterogenei
•	interazione tra diversi livelli e sistemi di cooperazione interbibliotecaria;

Per raggiungere questi obiettivi è necessario favorire:
•	l’adeguamento dell'architettura funzionale dell'Indice alle nuove tecnologie disponibili;
•	l’adozione di standard ed interfaccia per l’inter-comunicazione con applicativi di tipo gestionale (anagrafici, amministrativi e finanziari);
•	la tempestiva pubblicazione degli standard;
•	l’adesione di SBN a progetti europei ed internazionali e l' integrazione nel servizio dei risultati degli stessi;
•	la cooperazione di SBN con servizi, centri ed agenzie bibliografiche e documentali specialistiche o di ricerca e sperimentazione.

3.	Aspetti gestionali

A seguito degli spunti forniti dallo studio di fattibilità sull’evoluzione di SBN, si propone che le attività del Servizio vengano riorganizzate in due livelli.

3.1 Individuazione dei bisogni degli utenti e definizione delle linee di sviluppo 

Tale attività deve assicurare, con appositi strumenti tecnici, l'individuazione degli obiettivi da raggiungere, degli standard da adottare e degli strumenti da utilizzare nell’ambito della cooperazione nazionale ed internazionale 

3.2 Gestione operativa, acquisizione/sviluppo degli strumenti software, hardware e telematici necessari alla rete SBN.

Tale attività viene svolta al seguito delle determinazioni del comitato nazionale di coordinamento e sulla base delle indicazioni dell’ICCU e del Comitato Tecnico Biblioteconomico di cui al p.4.2.1 e comprende :
a) adeguamento degli strumenti e informatici da adottare anche in relazione delle specifiche AIPA ed all'evoluzione del mercato internazionale; 
b) realizzazioni di nuove versioni del software SBN e dei conseguenti programmi di manutenzione evolutiva;
c) definizioni delle specifiche e delle interfacce aperte per gli applicativi integrabili ed in particolare per il software di terze parti che desiderino attivare forme di cooperazione con SBN, previa verifica tecnica degli applicativi da integrare;
d) valutazione, prima di realizzare nuovi moduli, degli applicativi disponibili sul mercato per consentire agli organi di deliberare sull'alternativa tra acquisizioni e commesse di sviluppo;
e) collaudo tecnico delle nuove funzionalità acquisite;
f) specifiche tecniche degli appalti, valutazione delle offerte, controlli di regolare esecuzione delle commesse;
g) controlli di qualità sul software e sulla rete dei servers;
h) gestione del sistema Indice; integrazione operativa del software acquisito e sua messa in linea per la distribuzione ai server; manutenzione correttiva dei software; gestione delle comunicazioni;
i) gestione dell'assistenza tecnica ai poli, agli enti partecipanti, agli utenti;
l) gestione delle transazioni economiche e dei sistemi di accredito ed addebito, anche connessi al prestito;
m) raccolta, gestione e controllo dei dati bibliografici e catalografici;
n) formazione e aggiornamento dei bibliotecari all’uso della rete.

Si rileva l'importanza dell'attuazione del punto 3.1, che richiede che gli enti promotori, con la collaborazione delle biblioteche potenziali utenti di SBN, definiscano con chiarezza bisogni, linee di sviluppo, priorità e risorse assegnate al servizio ed ai singoli progetti. Altrettanto importante sono la raccolta e il controllo dei dati bibliografici e catalografici, nonché la formazione e l’aggiornamento dei bibliotecari che operano nella rete, che sono di competenza degli organi tecnico-biblioteconomici di SBN. . 
La complessità degli aspetti gestionali peraltro richiede competenze tecniche che difficilmente potranno trovarsi riunite in un'unica amministrazione. Si ritiene pertanto opportuno avvalersi di una struttura permanente per gestire l’evoluzione tecnologica del settore, la valutazione del mercato, la progettazione esecutiva.

4. Aspetti organizzativi

Alla riorganizzazione delle attività deve corrispondere un assetto organizzativo che esprima il diverso ruolo che SBN viene ad assumere nel passaggio da una gestione affidata prevalentemente agli enti pubblici realizzatori dei pacchetti di software ad una gestione congiunta delle istituzioni promotrici adottando con una concezione dei servizi aperta agli altri soggetti che a vario titolo ne diventano partners. Pertanto:

a) qualunque sia l'assetto organizzativo prefigurato, in esso dovranno trovare la loro collocazione e il loro ruolo di servizio tre diverse categorie di sistemi bibliotecari:
•	quelli a partecipazione piena, che si impegnano alla cooperazione, secondo gli standard individuati, in tutte le attività che formano l’asse portante del sistema: e quindi ad assumere un ruolo eminentemente “di offerta” in quanto produttori di informazioni bibliografiche ed erogatori di servizi per l’intero sistema nazionale;
•	quelli associati, in quanto disposte a fornire il loro apporto ad alcuni servizi SBN già operanti (aggiunta di localizzazioni, disponibilità di copie per il prestito, ecc.);
•	quelli utilizzatori, che prevalentemente domandano i prodotti e servizi offerti dal sistema SBN, con diverse modalità di utilizzo on-line e off-line intermedio e finale.
L'adesione a SBN dovrà pertanto essere personalizzata sulla base delle esigenze specifiche del singolo utente, e queste potranno mutare nel tempo, consentendo un’evoluzione della convenzione sulla base di mutate esigenze; 

b) le strutture delegate al supporto dei servizi SBN possono operare in autonomia gestionale rispetto agli enti partecipanti. Valuteranno inoltre la possibilità che, accanto a servizi gratuiti, vi siano altri tipi di servizi erogati e di prodotti offerti che gli utenti, a seconda della categoria di appartenenza, debbano pagare in tutto o in parte con l’introduzione di forme di tariffazione sia per le biblioteche partecipanti, sia per il mondo esterno. I poli e i servizi territoriali gestiti dalle regioni o da più enti di varia titolarità istituzionale operanti in cooperazione potranno valersi di strumenti di gestione congiunta.

4.1 I partner istituzionali
Senza dubbio uno degli attributi fondamentali di SBN è la cooperazione bibliotecaria, che ha permesso di realizzare un modello pressoché inedito di collaborazione, con ruoli di partecipazione sostanzialmente paritaria, tra soggetti di varia pertinenza istituzionale, culturale e scientifica. Prima attraverso i protocolli Stato-Regioni, e successivamente con le adesioni di numerose Università e del Ministero per l’università e la ricerca scientifica, la cooperazione SBN ha garantito il costante incremento degli archivi bibliografici e del numero dei partner SBN che segna un traguardo di sicuro rilievo, sintetizzabile a luglio 1998 nei 4 milioni di record dell'Indice e nelle oltre 700 biblioteche collegate, afferenti al Ministero per i beni e le attività culturali, al Ministero per l'Università e la Ricerca Scientifica, a Regioni, Province e Comuni, a Fondazioni ed Enti culturali pubblici e privati.
E' evidente che per non perdere tanta ricchezza di apporti, e anzi per incrementare il numero dei soggetti coinvolti - e con questo raggiungere la tendenziale completezza dell'universo bibliotecario nazionale - occorre confermare e potenziare congrui strumenti di coordinamento sia territoriale che istituzionale.
Occorre pertanto che ognuno dei partenrs istituzionali promuova forme di coordinamento delle biblioteche e iniziative per lo sviluppo dei servizi di propria competenza, assicurando le necessarie risorse professionali e finanziarie per la partecipazione ad SBN. In particolare:

•	Il Ministero per i beni e le attività culturali, che ha fra i suoi compiti istituzionali lo sviluppo dei servizi bibliografici e bibliotecari nazionali, promuove la partecipazione ad SBN delle biblioteche afferenti ai vari organi centrali e periferici del Ministero stesso. Favorisce inoltre iniziative volte ad assicurare la partecipazione delle biblioteche dello Stato e degli enti pubblici centrali delle istituzioni culturali ed ecclesiastiche.

•	le Regioni, attraverso al Conferenza dei Presidenti ed il suo coordinamento, assicurano la più estesa partecipazione delle biblioteche dei rispettivi territori.

•	Il Ministero per l’università e la ricerca scientifica e le Università, tramite il GLSB e la Conferenza dei Rettori, promuovono la partecipazione delle biblioteche accademiche e le necesarie forme di coordinamento a livello nazionale e di ateneo.

Le suddette istituzioni partecipanti collaborano, ciascuna secondo le proprie competenze istituzionali, per promuovere l’estensione di SBN alla altre biblioteche speciali e alle biblioteche scolastiche.

4.2	Modello organizzativo
Per condurre un sistema così articolato e distribuito nelle competenze istituzionali e nei punti di servizio occorre individuare precisi livelli di responsabilità decisionale, finanziaria ed operativa.
Devono quindi essere distinti:
a)	il Sistema politico-decisionale, diretta espressione delle Istituzioni partecipanti, che svolge una funzione di indirizzo ed ha il compito di individuare i bisogni degli utenti, stabilire risorse e priorità, indicare le linee di sviluppo di SBN
b)	il Sistema amministrativo-gestionale che, con autonomia amministrativa e gestionale, provvede all’attuazione delle linee di sviluppo deliberate, mediante studi di fattibilità, progettazione, amministrazione di fondi, gestione appalti, collaudi e controlli. E' necessaria a questo fine la costituzione di un apposito organismo di natura consortile per la gestione tecnico-operativa di SBN a livello centrale.

4.2.1 Sistema politico-decisionale 
Deve continuare ad essere articolato in: 
•	un organo di decisione politica 
•	un organo tecnico-biblioteconomico 
•	organi consultivi rapprentativi dei servizi locali (attualmente dei poli)

Il Comitato nazionale di coordinamento, composto dai rappresentanti degli Enti consorziati (Ministero per i beni e le attività culturali, Ministero per l’università e la ricerca scientifica, Regioni, Università), è l'organo centrale di SBN. Per assicurare efficienza e continuità all’azione del comitato è opportuno che al suo interno operi una giunta rappresentativa delle diverse componenti, con il compito di predisporre gli argomenti all’ordine del giorno e assicurare il coordinamento tra l’ICCU e il costituendo Consorzio o altra struttura gestionale di SBN. La giunta viene dotata di un proprio ufficio di segreteria.
Compiti del Comitato sono:
•	la formulazione delle linee di sviluppo 
•	le strategie per la cooperazione internazionale 
•	il coordinamento dei progetti nazionali di catalogazione, digitalizzazione e di accesso ai documenti
•	l’attivazione di nuovi servizi
•	la formulazione degli indirizzi per l’attività del consorzio
•	le scelte in materia di diritti e di copertura degli oneri
•	l’attivazione di strumenti di valutazione e verifica dei servizi erogati nell’ambito SBN.
 
Il Comitato affida di norma lo sviluppo dei progetti e la gestione dei servizi d’automazione deliberati al costituendo Consorzio o altra struttura gestionale di SBN.

Le decisioni tecniche sugli aspetti bibliografici e biblioteconomici e la definizione esecutiva degli indirizzi del CNC sono compiti del Comitato tecnico biblioteconomico, rappresentativo degli enti partecipanti. Esso è disciplinato da un apposito regolamento approvato dal CNC ed è presieduto dal direttore dell’ICCU.

Le singole regioni di norma attuano il coordinamento attraverso i Comitati regionali SBN per la necessaria concertazione dei programmi di sviluppo dei servizi bibliotecari complessivamente intesi, per la condivisione delle risorse informative locali e la più razionale ed economica ricaduta dei vantaggi di SBN su tutti gli utenti e su tutti i soggetti pubblici e privati che operano nel settore dell'informazione e della comunicazione.

L'Assemblea degli utenti SBN, opera sulla base di un apposito regolamento approvato dal CNC che ne fissa composizione, presidenza, organizzazione e gli argomenti sottoposti al suo parere. Essa è convocata annualmente in seduta plenaria. Nel corso dell’anno possono essere convocate riunioni su specifici argomenti. I Comitati regionali di SBN concorrono alla formazione dell’Assemblea per assicurare la rappresentanza dei poli SBN e delle esigenze dei sistemi territoriali.

4.2.2 Sistema amministrativo-gestionale 
Fanno parte del sistema amministrativo-gestionale:
•	l’ICCU
•	la nuova struttura gestionale
•	i poli e le biblioteche aderenti a SBN

L’ICCU, in conformità con le indicazioni di CNC e CTB, svolge compiti di istruttoria, coordinamento esecutivo e controllo relativi a:
•	la produzione degli standards sia di trattamento catalografico delle diverse tipologie di documenti, soprattutto nel caso di censimenti di patrimoni oggetto di particolare tutela, sia di partecipazione ad SBN , definendo le linee d’indirizzo per gli aspetti biblioteconomici dei servizi
•	il coordinamento della gestione bibliografica degli archivi residenti in Indice e dell’Anagrafe delle biblioteche, in accordo alle decisioni assunte nell’ambito del SISTAN;
•	la acquisizione e integrazione di dati bibliografici da diverse fonti; 
•	il controllo di qualità dei dati catalografici;
•	la definizione delle metodologie e degli standard per la formazione dei bibliotecari che operano in SBN nel rispetto delle competenze istituzionali delle Regioni e delle Università;
•	ogni altro compito che il CNC intenda delegare all’Istituto nelle materie suddette.

La nuova struttura gestionale di SBN potrà essere costituita come Consorzio o altra forma associativa o aziendale a partecipazione pubblica con modalità tali che consentano di coniugare la necessaria flessibilità imprenditoriale con una effettiva collegialità decisionale degli Enti promotori. Gli enti promotori costituiranno tale struttura, ne definiranno la dotazione ordinaria - anche tenendo conto degli investimenti già effettuati dai partners SBN-, ne approveranno lo statuto e ne individueranno le funzioni tra quelle sopra evidenziate al punto 3.2. Sarà quindi responsabile verso il Comitato nazionale di coordinamento.
A tale struttura deve essere assicurato, in misura sostanzialmente paritaria tra i sottoscrittori del protocollo d’intesa, un finanziamento ordinario sufficiente al suo funzionamento e alla manutenzione ordinaria del SBN. Progetti intesi allo sviluppo del Servizio dovrebbero invece trovare finanziamenti ad hoc. 
La struttura di gestione, una volta costituita dagli enti promotori, potrà essere aperta alla partecipazione di altri enti pubblici e di privati, i quali potranno aderirvi attraverso quote di partecipazione finanziaria aggiuntive rispetto a quelle di promotori, o mettendo a disposizione banche dati, software e altri beni strumentali utili allo sviluppo di SBN. In ogni caso la nuova struttura, pur avendo regime privatistico, dovrà operare senza fini di lucro . 
La collegialità delle strutture consorziate deve essere assicurata mediante un Consiglio di amministrazione che veda al suo interno la presenza, in funzione delle quote di partecipazione finanziaria, delle tre componenti promotrici di cui all’art 3 del protocollo d’intesa del 1994; esso è responsabile della strategia aziendale. Un Presidente, eletto dai componenti del C.d.A., svolge le funzioni di rappresentanza della struttura all'esterno. 
La gestione operativa verrà assicurata da un Direttore, responsabile tecnico-amministrativo dell'Ente, nominato dal Consiglio di amministrazione.
La struttura di gestione è vincolata a rispettare gli standard e gli indirizzi bibliografici, biblioteconomici e qualitativi indicati dal CTB e dall’ICCU; il suo operato è sottoposto a controlli disposti dal CNC.
I Poli e gli altri enti partecipanti possono richiedere alla struttura di gestione attività di supporto da essi appositamente finanziate.

I Poli e le biblioteche aderenti a SBN assicurano l’erogazione dei servizi mettendo a disposizione della cooperazione SBN le proprie risorse a seconda delle diverse tipologie di adesione di cui al punto 4. a.