Ministero per l’Università e la Ricerca scientifica e tecnologica
Gruppo di lavoro sul sistema bibliotecario universitario italiano (GLSB)

I SISTEMI BIBLIOTECARI NEGLI STATUTI 
E NEI REGOLAMENTI DELLE UNIVERSITÀ
23 Gennaio 1998

Questo documento è stato preparato da un sottogruppo coordinato da Nicola Palazzolo (Università di Perugia e IDG del CNR), e composto da Guido Badalamenti (Università di Siena), Alessandro Bertoni (Cà Foscari), Giuliana Giustino (Università di Milano). È stato discusso dal GLSB nelle riunioni del 21 novembre, 19 dicembre 1997 e 22 gennaio 1998, e rispecchia le posizioni espresse dal Gruppo in queste occasioni. 

1. Premessa
L'obiettivo finale della normativa sulle biblioteche universitarie dovrebbe essere non tanto quello della conservazione del patrimonio bibliografico, e neppure quello di perseguire un'astratta economia di gestione, quanto quello di consentire il potenziamento dei servizi, mediante una politica di gestione rivolta all'utenza, interna ed esterna. Il quadro normativo, in altri termini, deve fornire gli strumenti per migliorare in modo verificabile l'offerta dei servizi bibliotecari nelle università.

Quest'obiettivo va raggiunto mediante una esplicita previsione negli strumenti normativi a disposizione degli Atenei, tenendo conto delle situazioni locali e dello stato di elaborazione dei singoli strumenti, che potranno consigliare soluzioni differenti da quelle che possono essere raccomandate in astratto. Non dovrà tuttavia essere trascurato il diverso livello di autorevolezza e di cogenza connesso al livello cui la norma è situata (Statuto, Regolamento generale, regolamenti delle singole strutture).

Così, ad esempio, le Università che hanno già approvato lo Statuto, ma non ancora il Regolamento generale, potranno inserire questi principi direttamente nel Regolamento; quelle che hanno già approvato il Regolamento generale di Ateneo potranno proporre o una modifica dello stesso o prevedere norme specifiche nei regolamenti delle singole strutture del sistema bibliotecario.

Queste indicazioni sono in armonia con le linee di intervento e gli strumenti normativi su cui si soffermò l'attenzione della sottocommissione "Strutture" della commissione ministeriale “Biblioteche e Documentazione” istituita dal Ministro Ruberti nel 1991, e che poi confluirono nel documento finale della commissione, consegnato al Ministro nel Maggio 1992.

Le indicazioni del '92 vanno peraltro integrate con il quadro normativo successivo all'applicazione alle Università del D.P.R. 29/93, della L.537/93 e della L.59/97 (c.d. Bassanini 1), con l'affermazione di due principi fondamentali:
- l'autonomia di budget per le singole strutture
- la distinzione tra le funzioni di indirizzo scientifico e quelle di gestione.

2. Definizione e criteri generali
In linea generale sarebbe preferibile collocare già nello Statuto:
a) la previsione del Sistema bibliotecario di ateneo, definito come insieme coordinato di strutture di servizio (Biblioteche, archivi, centri di documentazione) responsabili della conservazione e sviluppo del patrimonio bibliotecario e della gestione dell'accesso alle informazioni documentali anche mediante tecnologie innovative; possibilmente l'individuazione delle modalità con le quali il Sistema si rapporta agli organi di governo dell'Ateneo;
b) la fissazione di criteri generali di definizione e classificazione delle biblioteche, con l'eventuale indicazione, anche mediante rinvio al Regolamento generale,  delle caratteristiche  delle biblioteche dotate di autonomia (o dei criteri per individuarle).

3. Principi organizzativi
Nel Regolamento generale di Ateneo, viceversa, dovrebbero essere specificati i principi organizzativi che caratterizzano il Sistema Bibliotecario di Ateneo, avendo però sempre presente che l'architettura del sistema deve essere funzionale a nient'altro che all'ottimizzazione del servizio bibliotecario. Vanno perciò indicati l'articolazione interna del Sistema bibliotecario di Ateneo e gli organi di esso ai diversi livelli, nonché le norme relative alle tipologie delle biblioteche e ai servizi da esse resi all'utenza.
Poiché sono molto diverse nelle università le tradizioni e la cultura organizzativa, è impossibile definire un modello unico, ma si possono fissare dei criteri.

a) Architettura del sistema
L'architettura del sistema bibliotecario non deve essere legata a criteri istituzionali, come ad esempio l'appartenenza del patrimonio bibliografico a Facoltà, Dipartimenti o Istituti, ma a criteri di funzionalità del servizio. Questo deve essere di stimolo a razionalizzare e semplificare le procedure (ad esempio accentrando acquisizione e catalogazione, o aprendo con orari certi strutture ora lasciate all'arbitrio dell'unico gestore), e a migliorare ed ampliare l'offerta di servizi  eliminando sprechi, distorsioni, inerzie.

b) Obiettivi di servizio
Vanno fissati obiettivi di servizio adeguati alle necessità della ricerca e della didattica, e che utilizzano tutte le opportunità tecnologiche avanzate, nella prospettiva della biblioteca elettronica, che avanza velocemente anche nella competizione tra atenei italiani e stranieri. 
Nella definizione di biblioteca e nella fissazione dei relativi standard dimensionali perciò va seguito non tanto il criterio dell’obiettivo di servizio minimo (che finisce per penalizzare strutture di ricerca che sono costrette a privarsi di servizi che un tempo potevano ritenersi opzionali, ma che oggi sono ritenuti essenziali), ma piuttosto quello di un servizio quanto più possibile completo, cioè che integri l'accesso al materiale bibliografico in loco con quelle che sono le funzioni della biblioteca virtuale (l’accesso all’informazione elettronica in linea e non, il prestito locale e interbibliotecario, ecc.). 
Le altre entità del sistema bibliotecario, che non rispondono alla definizione individuata alla luce di questo criterio, potranno  costituire punti di servizio dipendenti da una biblioteca principale, in modo da favorire l'accorpamento funzionale di fondi librari di modesta entità o comunque non idonei a fornire un servizio di livello elevato.

c) Dirigenza tecnica
Va dato adeguato riconoscimento alla dirigenza tecnica ed ai necessari spazi di autonomia dei bibliotecari, opportunamente qualificati e dotati di competenze manageriali, anche nei confronti della dirigenza amministrativa; naturalmente nel rispetto delle direttive di competenza degli organi di indirizzo.

d) Valutazione 
Vanno previsti opportuni sistemi di valutazione e di autovalutazione delle singole strutture e del sistema nel suo complesso. Ogni Ateneo deve dotarsi pertanto di sistemi informativi che permettano una valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati, nonché l’individuazione di eventuali responsabilità in ordine alla correttezza della gestione.

4. Articolazione del sistema
L'articolazione interna del Sistema bibliotecario di Ateneo può essere secondo i casi a due o a tre livelli: 
a) a livello centrale, mediante la creazione di una struttura centrale dotata di fondi e di personale in funzione dei compiti di coordinamento (ad esempio: normalizzazione e standardizzazione delle procedure, rilevazione ed elaborazione di dati statistici e di qualità sui servizi erogati, ecc.) e a quelli di gestione che le vengano attribuiti (ad esempio: offerta di basi di dati bibliografiche e fattuali in rete d’Ateneo, costituzione di basi di dati nuove, accordi con fornitori di documenti, progetti di interesse generale, formazione del personale, ecc.);
b) a livello delle singole strutture bibliotecarie, così come definite dal Sistema in funzione dei servizi svolti, mediante l'attivazione di uno o più punti di servizio, anche presso Istituti o Dipartimenti;         
c) per le Università più grandi  si potrà prevedere una struttura di coordinamento ad un livello intermedio (di polo, di area), che provveda a gestire alcuni servizi comuni a più biblioteche.

5. Organi di indirizzo e di direzione
Gli organi di coordinamento e di direzione del sistema vanno indicati tenendo conto della distinzione funzionale tra compiti di indirizzo e compiti di gestione, . In linea generale dovranno perciò essere previsti ai vari livelli (sistema, strutture intermedie, singole biblioteche):
a)  un organo collegiale costituito da rappresentanti di docenti, ricercatori e studenti, dove siano anche presenti bibliotecari che abbiano responsabilità organizzativo-gestionali di livello adeguato, con il compito di indicare gli indirizzi scientifici e di orientare la distribuzione delle risorse e la politica di sviluppo dei servizi per la ricerca e la didattica, instaurando un rapporto istituzionale tra sistema bibliotecario e organi di governo dell'Ateneo;
b) un ufficio di coordinamento e/o direzione tecnico-amministrativa, che si occupi della gestione del sistema o delle singole biblioteche; le relative funzioni direttive possono essere anche attribuite all’esterno (purché a tecnici dotati di adeguata professionalità biblioteconomica), e comunque costituiscono un incarico a tempo determinato, condizionato alla verifica dei risultati ottenuti.