Riunione del Gruppo di lavoro sulla catalogazione
della Commissione per i musei, le collezioni e gli archivi universitari

Roma, 2 febbraio 2000

Alla riunione del Gruppo di Lavoro – coordinato dal prof. Garuccio dell’Università di Bari – erano presenti i rappresentanti delle Università di Ancona, Bari, Cassino, Catania, Firenze, Genova, Modena, “Federico II” di Napoli, Parma, Pisa, “La Sapienza” di Roma, Sannio, Sassari, Siena; dell’Istituto Universitario di Architettura di Venezia, Istituto Universitario Navale di Napoli, Istituto Universitario Orientale di Napoli. Hanno partecipato inoltre l’ing. Gargano (consulente informatico della CRUI), l’ing. Fontana dell’ENEA, il dr. Marinucci del MURST, il dr. Bedini del Gruppo di Lavoro per gli Orti Botanici e i Giardini Storici della Società Botanica Italiana.

Il prof. Garuccio, introducendo i lavori, ricorda che il Gruppo di lavoro è stato istituito dalla Commissione dei delegati rettorali per i musei, le collezioni e gli archivi universitari con il compito di verificare l’attuale situazione negli atenei relativa alla catalogazione museale informatizzata e proporre modelli condivisibili per un’integrazione dei sistemi catalografici. 
Nella prospettiva di sviluppare un sistema museale universitario, è infatti fondamentale la razionalizzazione delle risorse attraverso la loro condivisione e integrazione in un modello comune in cui siano indicati gli elementi fondamentali di base per l’individuazione degli oggetti museali. 
Scopo dei lavori del Gruppo sarà infatti la predisposizione di una proposta di progetto per la schedatura comune e per la realizzazione di un sistema che permetta e favorisca il dialogo tra i differenti database attualmente esistenti. Tale proposta di progetto verrà sottoposta alla Commissione per la formale approvazione e per la successiva presentazione alla CRUI.

Il prof. Garuccio propone quindi un giro di tavolo per la presentazione delle basi dati catalografiche in uso, dei software e degli standard utilizzati.

Dal panorama fornito dai partecipanti alla riunione è emerso che la schedatura più diffusa è quella di tipo SIC, adattata alle esigenze specifiche dei singoli musei, in quanto prevede differenti livelli di catalogazione. 
I sistemi di catalogazione sono per lo più basati su applicativi in commercio, come ACCESS, FILE MAKERPRO, DB3, ecc. eventualmente adattati alle esigenze specifiche dalle università stesse o da società esterne.
Alcuni dei cataloghi informatizzati sono stati messi in rete Internet attraverso applicativi quali EASY WEB o altri in commercio.
Sia nei casi di sviluppo dei programmi di catalogazione che dei sistemi di condivisione in rete, le università che si sono avvalse della collaborazione di società esterne hanno per lo più mantenuto i diritti sui prodotti sviluppati. 

L’ing. Fontana dell’ENEA ha posto alcune interessanti questioni all’attenzione del Gruppo di Lavoro: 
poiché il panorama museale delle università italiane si presenta estremamente vario e basato su differenti sistemi, sarebbe necessario  individuare una struttura di rete che consenta l’accesso a tutte le banche dati esistenti, anche prevedendo la possibilità di inserire immagini e file multimediali. Sarebbe quindi auspicabile la realizzazione di un “portale”, cioè di un luogo virtuale di riferimento in cui far confluire informazioni risiedenti su vari server, sia per l’utenza degli addetti ai lavori, sia per quella generale. Gli strumenti di cui è stata data una panoramica sono infatti integrabili tra loro e il processo di innovazione tecnologica porterà sempre più a superare le barriere ancora esistenti. 
In tal modo i dati disponibili e risiedenti nelle singole sedi museali potrebbero essere accessibili tramite un’unica interfaccia che permetta di recuperare informazioni non solo sul patrimonio, ma anche sull’organizzazione, la storia e il contesto di ciascuna struttura museale, che consenta l’attivazione di link intelligenti  a seconda dei percorsi di ricerca individuati e il cui motore di ricerca sia amichevole ed autoesplicativo, ma consentendo anche ricerche complesse. Parimenti importante sarà la cura del dato, la selezione delle informazioni e la loro validazione. 
La raccolta dati on line secondo uno schema di rete in cui ogni sito museale sia concepito come nodo, potrà razionalizzare e semplificare il lavoro, grazie al coinvolgimento interattivo non solo degli addetti ai lavori, ma anche di ricercatori, docenti e istituzioni sia nazionali che di altri Paesi.  
 
Per raggiungere l’obiettivo di elaborare proposte concrete per la soluzione dei problemi della catalogazione condivisa, il prof. Garuccio propone che i lavori proseguano organizzando sottogruppi sui seguenti temi:
1.	individuazione, per ogni tipologia museale, del numero minimo di campi necessari per procedere ad un inventario di “salvaguardia” del patrimonio storico-scientifico;
2.	individuazione, tra i sistemi di catalogazione già esistenti, di quelli adattabili alle nuove realtà museali che si accingono alla catalogazione del patrimonio con il minor  intervento possibile;
3.	sviluppo di un sistema generale della rete museale che consenta il dialogo tra i vari sistemi  e l’interrogazione in rete delle banche dati esistenti e future  (sviluppo di un “portale”).

Per quanto riguarda l’ultimo tema, il sottogruppo ha elaborato l’ipotesi di costruire un portale specifico per la museologia universitaria. L’ing. Fontana si è impegnato a stendere, in breve tempo, uno schema di progetto per tale portale da sottoporre all’approvazione della Commissione.

L’analisi dei data-base esistenti ha permesso di individuare tre sistemi come i più corrispondenti alle caratteristiche richieste, e precisamente quelli di Bari, Catania, Napoli. Si è deciso di non procedere in quella sede alla scelta del sistema da proporre per le nuove catalogazioni, ma di demandare all’intera Commissione tale individuazione sulla base di una scheda comparativa che il prof. Garuccio predisporrà.

Per quanto riguarda i campi essenziali di ciascuna tipologia museale, essi sono stati individuati con relativa facilità ed in generale oscillano tra i 7 e i 12, compreso il campo immagine dell’oggetto (foto o disegno). Questi campi saranno utilizzati, nella fase di preparazione del database standard, per la creazione di una maschera di immissione dati di “livello zero” compilabile anche da personale poco qualificato nel settore (studenti part-time, laureandi, ecc.). Anche queste proposte saranno sottoposte alla Commissione per l’approvazione finale.