Commissione CRUI  dei delegati rettorali per le Biblioteche di Ateneo

L.Tallandini   Riflessioni  sulla discussione del 1.12 u.s

1) Modelli Organizzativi e Risorse Umane

Necessità emergenti in sintesi:
a)	necessità di attuare concretamente l’integrazione delle Biblioteche di Ateneo come  Sistemi Bibliotecari di Ateneo
b)	necessità di attivare un coordinamento tra i vari Sistemi Bibliotecari di Ateneo, verso un Sistema integrato delle Biblioteche delle Università Italiane, con ricadute ottimizzate dei servizi a livello nazionale e con  visibilità  anche internazionale.

a)	Se la  definizione  negli Statuti delle sedi dell’entità  “ Sistema Bibliotecario di Ateneo” , ha segnato un avanzamento rispetto al recente passato, tuttavia a questa “istituzione formale ” degli SBA non ha corrisposto, sinora , una concreta attuazione degli stessi. 
 La  realtà all’interno dei nostri SBA  appare, in generale,  quella di una collezione  frammentata di biblioteche , senza assetto  di coordinamento,  mentre la definizione di un sistema integrato, dotato di   regole e standard comuni, permetterebbe  l’attuazione di servizi condivisi, la circolarità della informazione, un uso più razionale delle risorse  [riguardo a questo basti pensare ai costi  per periodici doppi che raggiungono in qualche sede  valori  del 30% della spesa totale per i periodici, tale spesa è stimata nell’ ordine di qualche decina di miliardi nel complesso di tutte le Università; oppure l’impiego di personale  bibliotecario  razionalizzato  sul numero delle biblioteche piuttosto che su stock, flussi e servizi  etc. .]
In questa situazione è arduo 
- imporre  standard dei servizi
- progettare e razionalizzare  la distribuzione delle risorse umane e materiali 
- sviluppare attività innovative

Si deve pensare  un disegno di base cui ispirare l’organizzazione dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo.
Per questo è necessaria una discussione che porti, in modo condiviso all’interno della Commissione e sostenuto e fatto proprio  dai Rettori,  alla definizione di una sorta di Statuto tipo degli SBA. 
I vincoli necessari alla funzionalità di un sistema aggregato di biblioteche sono stati parecchio discussi e applicati a livello internazionale e anche in qualche caso nazionale, e richiedono:
•	un centro di coordinamento che detti le regole di gestione e servizi delle biblioteche all’interno di ciascun sistema
•	 la responsabilità primaria da parte dell’utenza docente nel definire i contenuti del patrimonio informativo (attraverso vari strumenti, quali ad es. le  commissioni Biblioteca ) e di conseguenza guidi la politica delle acquisizioni e ne garantisca il livello scientifico  
•	la standardizzazione di regole servizi e modelli per la messa a disposizione delle risorse
Per questa discussione, al fine di determinare un razionale comune vanno:
-  presi  in esame alcuni  importanti documenti, che tengono conto delle esperienze internazionali avanzate e le interpretano nel contesto nazionale,  tra i quali:   Palazzolo (91/92), Bisogno (93/5), Sdralevich- GLSB (1998), Relazione sullo Stato delle Biblioteche delle Università. Osservatorio MURST 1998/9.
-	studiate esperienze e assetti internazionali, prendendo ad esempio alcune realtà particolarmente interessanti (es. particolare UK  e il rapporto Follett) 
-	raccolti gli Statuti e i Regolamenti  dei Sistemi Bibliotecari delle sedi Universitarie Italiane.

b)	 Un “Sistema Bibliotecario degli Atenei italiani”  perché?
 La carenza di assetti organizzati all’interno delle singole sedi  non facilita, ovviamente, un disegno di interazioni possibili tra i Sistemi Bibliotecari dei vari Atenei, verso un Sistema Bibliotecario  delle Università Italiane. 
Questa situazione trova  un innesco forte nella  mancata attenzione istituzionale  al tema dei  servizi su base nazionale  (ad  esempio: il prestito interbibliotecario, la pubblicizzazione e scambio dei cataloghi, la catalogazione  con regole  standard).
Le penalizzazioni che, su vari piani, seguono a questa carenza  di disegno si possono riassumere in:
1)	La mancanza di visibilità di un sistema distribuito di servizi di intermediazione della conoscenza scientifica 
2)	La percezione (anche esterna al paese Italia)  dell’assenza di una politica di sostegno e progetto a realizzazioni  di questo tipo, infrastrutture necessarie  per ogni politica di stimolo alla ricerca e alla cultura superiore. 
3)	L’elevato rapporto Costi/Benefici 
4)	La mancanza di allineamento su standard comuni per i  servizi bibliotecari, le disomogeneità di erogazione e di conseguenza le difficoltà dell’ utenza
5)	La ripetitività di esperienze singole, piuttosto che la messa in comune, in modo da far massa critica,  di attività di analisi e progetto
6)	La mancata condivisione di politiche di spesa, trattative etc.

Va sottolineato che questa situazione corre a fronte di un ingente impegno finanziario, del tutto  paragonabile a quello erogato in paesi a standard avanzati,  attuato per garantire  l’acquisizione del  patrimonio librario, il mantenimento delle risorse umane, gli assetti logistici. Questi aspetti sono stati colti molto precisamente   nel Rapporto 1998 dell’Osservatorio MURST sopra citato. (Si sta tentando, in sede INFER, di valutare gli impegni degli Atenei per quanto attiene agli abbonamenti per le Banche Dati al fine di   quantificare i  maggiori costi affrontati per abbonamenti a banche dati e/o per l’acquisizione dei periodici rispetto ad altri paesi, e di avere i dati che permettano una trattativa avanzata)

Sembra quindi importante rendere visibili e in qualche misura interagenti i diversi Sistemi Bibliotecari con la definizione di una carta dei servizi e degli standard di interoperabilità tra Atenei dei Sistemi Bibliotecari. Questo è ancor più importante oggi, con le potenzialità offerte dai servizi in rete.
E’ anche necessario individuare gli strumenti pratici mediante i quali orientare  gli allineamenti “virtuosi” (Es : finanziamenti di aiuto per i  Sistemi che attuano una politica di integrazione su alcuni servizi individuati)	

2)    Infrastrutture (Edilizia bibliotecaria e problemi logistici)
E’ stato detto moltissimo, e in modo molto interessante e avanzato e si è proposta una serie di documenti sullo stato dell’arte 

3) Le nuove tecnologie ( i materiali digitali, i servizi in rete, la biblioteca digitale)

Siamo di fronte a un cambiamento nelle modalità di intermediazione della informazione con un impatto potente e percepito ,  in generale, in  modo estremamente positivo. Infatti sui nuovi servizi a livello internazionale si stanno attestando  velocemente tutti gli enti accademici e di ricerca ed è avviata una profonda riflessione per governare al  meglio per la comunità scientifica questa nuova risorsa . 
Anche se le nuove tecnologie  non comporteranno, almeno a breve/medio termine,  la fine del libro e della biblioteca esse  tuttavia impongono assetti evolutivi che devono essere  studiati ,  per: 
-	le nuove modalità organizzative e contrattuali. In particolare, ad ogni attività nel campo  va premesso che un problema forte sta nei costi imposti dagli editori, i quali concentrano ormai in poche mani, a seguito di una serie di dismissioni concentrazioni  e fusioni, una parte rilevantissima di quanto fa “impact factor” e vanno quindi analizzati con attenzione le modalità degli usi proposti dagli editori, i rischi di non mantenere, a differenza che con la carta stampata, il  possesso delle informazioni pagate, le ipotesi di costruzione di un archivio pubblico nazionale e/o sovranazionale, su cui la Comunità scientifica possa in ogni momento contare 
-	le nuove  opportunità di informazione 
-	la valenza delle ricadute
-	la circolarità l’estensione e la contemporaneità d’uso  insite nello   strumento digitale
-	le prospettive di biblioteche virtuali definite sull’accesso più che sul possesso
-	la possibilità innovativa di mettere a fattor comune i distinti patrimoni delle singole biblioteche costituendo sulla base di cataloghi informatizzati prima, ed eventualmente di biblioteche digitali in seguito,  senza spostare materiali e strutture , “centri” di informazione estremamente ricchi, su tematiche e aree disciplinari definite
  Non studiare la fattibilità di queste possibilità e non dare attuazione ad almeno alcune opzioni  significa  non utilizzare strumenti  che verranno  sempre più impiegati dalla comunità scientifica  internazionale e quindi attestarsi su posizioni arretrate . Tutto questo, con un occhio alle dinamiche di sviluppo della U.E.,  sembra particolarmente svantaggioso per i rischi di mancata offerta delle nuove  opportunità alla comunità scientifica e agli studenti e la conseguente possibilità di avvio di un processo di disamoramento verso i nostri  Atenei da parte della potenziale utenza, che sempre più facilmente potrà operare il  confronto delle risorse mediante  l’utilizzo della rete, e rivolgersi alle sedi ritenute più convenienti
   Sembra necessario mettere a fattor comune gli sforzi per arrivare all’utilizzo più razionale e produttivo di questa risorsa
In particolare gli Atenei debbono:
•	raccogliere/esaminare  quanto già fatto, proposto/ elaborato in varie sedi:  i possibili sviluppi vanno conosciuti, discussi e introdotti facendo tesoro dello stato dell’arte della discussione nazionale/ internazionale su assetti di servizi e problemi contrattuali per i materiali digitali
•	verificare le convenienze
•	definire obiettivi a breve, a medio e lungo termine
•	definire modalità realizzative/attuative che siano avanzate
 -fare sistema e ragionare in termini di servizi  integrati tra patrimoni librari classici e risorse digitali. 
 -realizzare  integrazioni  tra i loro  patrimoni definendo (in modo consapevole e mirato )  un sistema di servizi basato su biblioteche virtuali allargate a più enti
Infine, dal momento che ci muoviamo in un sistema disorganizzato, ognuno per suo conto, ripetendo le stesse esperienze va attivato  un punto di riferimento comune, accettato e condiviso che divenga lo  strumento di  riflessione e istruzione di proposte. Una sede può essere la stessa Commissione CRUI che si avvalga di gruppi di lavoro individuati, in grado di essere operativi  per  settori di problematiche, e che potrebbe  in seguito operare mediante un  organismo simile a Ukoln in UK 

4) Integrazione dei cataloghi 

I cataloghi in linea dei patrimonio librario sono una realizzazione relativamente recente (1987-89 lo start generalizzato) in Italia.  Possiamo distinguere le realizzazioni in  due sottogruppi: Mondo SBN;  Altri sistemi  (Aleph, Tin Lib, Sebina etc). Ai  fini di sviluppo di servizi integrati con visibilità sul piano nazionale e  internazionale è necessario superare questa dicotomia, rendendo tutte le risorse facilmente raggiungibili e attivare una adeguata progettualità . 

4.1 Mondo SBN (vedi Relazione su Stato dell'arte SBN– c/o GLSB 19.12.97 presente all’indirizzo:
http://www.cab.unipd.it/eventi/murst.php3

4.1.1 Le realizzazioni
La realtà SBN  ha reso visibili i patrimoni librari delle biblioteche cooperanti  con
a)	la confezione del Catalogo Indice (4 milioni di titoli e 8 milioni di localizzazioni) e 
b)	l’attuazione dell’OPAC Nazionale (Progetto Accessibilità).
c)    il nuovo sistema di prestito interbibliotecario ; in corso di test per la utilizzazione più agevole dei patrimoni. A seguire potrebbe essere attuato un sistema  esteso di Document Delivery  che utilizzi soprattutto le  tecnologie in rete.
d)  è in via di perfezionamento l’integrazione dell’OPAC di Indice con gli OPAC locali, che consentirà la navigazione in continuo  dal proprio catalogo al nazionale e ritorno ai cataloghi locali in relazione a servizi erogabili 

4.1.2 Le prospettive
a) Lo sviluppo di Indice 2, con tecnologia aperta anche ai sistemi non SBN , è l’occasione da utilizzare per proseguire sulla strada della integrazione dei cataloghi.  Pertanto è necessario un esame delle convenienze tecnologiche, dei costi e dei ritorni per le attività di integrazione. Alla fine di questa istruttoria si deve andare, utilizzando gli strumenti individuati, siano essi SBN2, siano sistemi di metaopac,  a una integrazione maggiore dell’attuale delle risorse e dei servizi. Solo così sarà pienamente  visibile la ricchezza dei patrimoni librari e attuabile il supporto alla ricerca e alla didattica da parte del Sistema delle Biblioteche degli Atenei
b) E’ necessario, dal lato istituzionale,   dare attuazione ai nuovi assetti di SBN disegnati  dal documento approvato dal Comitato Nazionale SBN, in modo  da rendere operativi gli  strumenti  previsti e disegnare attività e progetti in cui sia sempre accolta  la  rispondenza agli interessi del mondo informativo degli Atenei. SBN ha riconosciuto l’importanza della presenza degli Atenei nel progetto, e delle spinte innovative che ne sono derivate verso una maggior apertura e servizi avanzati . 
      Com’è noto SBN, nel Protocollo d’intesa fondante,  vede tre partner con pari importanza: MBCA, MURST e Regioni.  Va detto che la presenza del  MURST deve essere più incisiva, di quanto non sia stato sinora, in modo da garantire che gli sviluppi futuri siano sempre tarati anche sulle necessità dei servizi delle Biblioteche delle Università  

4.2  Sistemi  non SBN

 E’ necessaria una integrazione dei cataloghi del mondo non SBN, come detto sopra, a fini di visibilità e di sviluppo di servizi integrati  sul piano nazionale e  internazionale. 
Va affrontato il problema di 
a)	come rendere visibili e interoperabili  questi cataloghi, ed è necessario definire delle attività precise per questo
b)	come attuare servizi partecipati 
c)	se sia conveneinte , e con quali modalità, pensare per tutti a  una presenza  in SBN  (com’è noto, SBN diverrà sempre di più un catalogo aperto. Potranno accedervi sistemi sw commerciali non SBN. Al fine di sviluppare servizi va studiato tempestivamente se convenga utilizzare dei sistemi messi in atto dentro il mondo SBN

4.3	Il catalogo e i Servizi  Integrati 
        debbono essere l’obiettivo del Sistema Bibliotecario delle Università
        Dentro a questa realtà debbono essere comprese le Biblioteche anche non di Università che siano importanti per i loro patrimoni e/o servizi;  in particolare,  le Biblioteche Statali dell’MBAC, territoriali, degli enti di ricerca pubblici e privati.. Va quindi attivato uno sforzo che investa la  cultura progettuale, mirato alla  integrabilità di quanto è  disperso. Vanno definiti circuiti di accessibilità, vanno progettate integrazioni anche  sovranazionali per lo meno nell’ambito della U.E. Va dispiegato uno sforzo non puntiforme per l’accesso ai programmi quadro della U.E.